Με τις υπηρεσίες υποστήριξης του Cloud Office, η Butler United κατάφερε να αναδιοργανώσει και να συγχωνεύσει 4 διαφορετικούς λογαριασμούς σε έναν, να μειώσει την πολυπλοκότητα της διαχείρισης, να βελτιστοποιήσει το κόστος και να ενισχύσει την ασφάλεια.
Η Πρόκληση
- 4 ξεχωριστοί λογαριασμοί Google Workspace με περισσότερους από 15 δευτερεύοντες τομείς
- Διαφορετικά προγράμματα συνδρομής με ξεχωριστή τιμολόγηση
- 140+ χρήστες, ορισμένοι από αυτούς διπλότυποι (1 χρήστης υπάρχει σε 4 διαφορετικούς λογαριασμούς)
- Ενοποίηση των διαφορετικών επιχειρηματικών γραμμών
- Ελαχιστοποίηση του κόστους και βελτιστοποίηση περιβάλλοντος και επιχειρηματικής διαδικασίας
- Δημιουργία αρχιτεκτονικής Drive για διαχείριση αρχείων
- Εξαιρετικά πολύπλοκη χορήγηση
Η Λύση
Η ομάδα του Cloud Office βελτιστοποίησε τον αριθμό των χρηστών, ενοποιώντας τους σε έναν ενιαίο λογαριασμό Google Workspace. Μεταφέραμε το email και αφαιρέσαμε τους ενεργούς τομείς από τους άλλους λογαριασμούς. Προσθέσαμε τους άλλους τομείς στο λογαριασμό ως δευτερεύοντες, γεγονός που επέτρεψε στους χρήστες να χρησιμοποιούν πλήρως τα ψευδώνυμα – εξαλείφοντας την ανάγκη εναλλαγής μεταξύ λογαριασμών.
Μετά την ολοκλήρωση της μετεγκατάστασης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετακινήσαμε όλες τις πληροφορίες της εταιρείας από μεμονωμένες μονάδες δίσκου χρήστη στο "Κοινόχρηστο Drive" στον ενοποιημένο οργανισμό που επέτρεψε στα αρχεία να ανήκουν στον οργανισμό αντί για μεμονωμένους χρήστες. Αυτό φρόντισε για τον κίνδυνο της κατά λάθος διαγραφής σημαντικών πληροφοριών εταιρείας μαζί με έναν λογαριασμό χρήστη.
Το Αποτέλεσμα
Ενοποιημένο περιβάλλον Google Workspace, στο οποίο κάθε χρήστης έχει τον δικό του λογαριασμό με όλα τα ψευδώνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται. Επανασχεδιασμένη αρχιτεκτονική αρχείων που διασφαλίζει ότι όλα τα αρχεία ανήκουν και διαχειρίζονται από τον οργανισμό. 50% εξοικονόμηση κόστους με την κατάργηση των διπλότυπων λογαριασμών χρηστών. Το σχέδιο αξιολόγησης ασφαλείας και μετριασμού έχει εφαρμοστεί, βελτιώνοντας τη συνολική κατάσταση ασφαλείας ολόκληρου του λογαριασμού κατά 43%.